Privacy email ex dipendente

E-mail aziendale, ex dipendenti e privacy: cosa dice il Garante

il 03.01.2020
in web

La tutela della riservatezza va garantita anche agli ex dipendenti.

La posta elettronica è uno strumento ormai imprescindibile in quasi tutti i tipi di impresa e spesso succede che vengano assegnati account nominali ai dipendenti che a lungo andare ne fanno un uso anche di tipo personale.

Quando il rapporto di lavoro termina, spesso, l'impresa ha necessità di accedere alle mail che l'ex dipendente ha inviato a clienti e/o fornitori per continuare la propria attività.

Questa situazione però può presentare alcune criticità se non viene affrontata nel giusto modo.

Infatti, la privacy della vita privata viene tutelata anche nell'ambito lavorativo (come riportato su www.gpdp.ited è pertanto illecito mantenere attivo l'account di posta di un lavoratore che se n'è andato.

A confermarlo è un provvedimento preso nei confronti di un datore di lavoro che ha tenuto attivo l'indirizzo di posta di un ex dipendente per oltre un anno dopo la cessazione del rapporto di lavoro con la possibilità di accedere a conversazioni personali e violando quindi la riservatezza, contrariamente a quanto avrebbe invece dovuto fare. 

Come comportarsi quindi con l'account email di un ex dipendente?

È fondamentale rispettare la privacy di chi lavora nella tua azienda come è altrettanto importante poter garantire continuità ai processi lavorativi con clienti, fornitori e colleghi anche quando un collaboratore se ne va. Quindi?

Non c'è un'unica soluzione, ma ci sono diversi modi di affrontare la questione: servono strumenti e strategie adeguate e che possano ben coniugarsi con l'organizzazione interna che adotta la tua impresa.

Esistono delle linee guida da seguire ed è anche possibile eliminare l'account e-mail di chi non fa più parte dell'azienda adottando sistemi automatici grazie a interventi tecnici qualificati che assicurino la tutela della riservatezza dell'utente.

Si possono evitare molte situazioni spiacevoli adottando le giuste soluzioni e con i giusti accorgimenti.

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